Proteger la información confidencial en archivos PDF y documentos digitalizados

A menudo trabajamos con documentos que contienen información confidencial. Cada vez que tengamos que compartir esos documentos debemos esforzarnos por tratar esta información adecuadamente.

Dependiendo del propósito por el cual se comparte el documento con terceras partes, habrá diferentes niveles de protección que se podrán aplicar a un documento. Por ejemplo, cuando solo lectores autorizados puedan abrir el documento en general, o si solo determinados datos personales deban ser ilegibles. Distintas opciones a tener en cuenta:

Proteger el documento de un acceso no autorizado. Los documentos que deban ser accesibles solo para personas autorizadas podrán protegerse con una contraseña. Como resultado, el lector deberá introducir la contraseña correcta para poder abrir el documento. Incluso si el archivo del documento llega a manos no autorizadas, estos no podrán visualizar su contenido. Esta función está disponible en ABBYY FineReader 14 para todas las tareas relacionadas con documentos PDF,
Restringir acciones con el documento. En algunos casos el contenido de un documento debería estar disponible para un gran número de usuarios, pero puede que se requieran algunas restricciones en el uso del documento. Con las llamadas contraseñas de «permisos», el autor puede prohibir la impresión por completo o permitirla solo con una resolución baja, prohibir por completo cualquier edición en el documento o permitir una selección de diferentes ediciones posibles, tales como rellenar campos o permitir la introducción de comentarios, las opciones son varias. Con las contraseñas de «permisos» podrá configurar si se permite o no la extracción de contenido tal como texto e imágenes o si un software de lectura de pantalla puede acceder o no al texto.
Censurar información delicada. Al compartir un documento con otras personas, puede que parte de la información que contenga sea confidencial y no sea apta para ser distribuida, como por ejemplo datos personales, información de la cuenta bancaria, nombres de los socios contractuales, etc. Para poder compartir estos documentos con tranquilidad puede censurar (ocultar con una barra de colores y quitar) la información delicada y dejar solo visible la información relevante para el destinatario. La información se elimina entonces de todas las capas del documento y no se puede recuperar. Cuando se trabaja con documentos PDF en el Editor PDF, usted tiene la opción de redacción por lotes de múltiples apariciones de la misma palabra dentro de todo el documento. Puede utilizar la herramienta de búsqueda (lupa a la izquierda): escribe la palabra clave, seleccione lo que desea ocultar en los resultados de la búsqueda y clica el botón «Aplicar redacciónes». Nota: Si una palabra (p.ej. el nombre de una empresa o el logo) se encuentra contenida en imágenes dentro del documento, puede que estas aún sigan visibles después de activar la función de redacción por lotes, para evitarlo busque las imágenes por separado y utilice la herramienta del Borrador para eliminarlas.
Quitar los datos «ocultos» de archivos PDF. Como ya debe saber, los documentos PDF pueden ser muy diferentes. Puede que contengan datos no visibles a primera vista, pero que contengan información no apta para ser compartida, por ejemplo, metadatos (como autor, tema, palabras clave), marcadores, capas de texto en documentos escaneados, etc. Con ABBYY FineReader 14 podrá eliminar estos datos con tan solo un par de clics. Al eliminar capas de texto «ocultas» (por ejemplo en PDF escaneados), el PDF se convertirá en un PDF de solo imagen, lo que significa que no se podrán realizar búsquedas en él, ni tampoco se podrá copiar el texto.
Verificar la autenticidad e integridad del documento. Hoy en día existen múltiples herramientas de software disponibles en el mercado que permiten la edición o la modificación de documentos PDF. Esto significa que al compartir documentos PDF con otros, el destinatario final no puede estar nunca seguro de si el documento que ha recibido ha sido o no modificado. Para poder identificar a las personas que firmen un documento y también para poder verificar la integridad de un documento, los autores pueden utilizar firmas digitales. Las firmas digitales se basan en certificados que contienen información sobre el firmante, así como de cualquier cambio aplicado al documento electrónico tras la firma. Cualquier cambio realizado en el documento después de haberse firmado digitalmente implicará la invalidez de la firma. Cuando se abren documentos PDF con firmas digitales, ABBYY FineReader 14 muestra automáticamente si son válidas.

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