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Los 3 beneficios clave de un software de gestión documental en Finanzas

El departamento de contabilidad y finanzas de tu empresa es, sin duda, uno de los que maneja un mayor volumen de información. Además, genera procesos clave a la hora de garantizar la continuidad del negocio. Facturas, albaranes, notas de gastos… Un montón de datos que muchas veces están en formato papel, lo que ralentiza tremendamente la eficiencia y la operativa de la organización. Teniendo en cuenta que el presupuesto y los recursos son limitados, ¿cómo puede el departamento financiero gestionar y compartir información de la forma más eficaz y productiva?

A continuación te explicamos los 3 beneficios básicos que ofrece un software de gestión documental para mejorar esta área de tu empresa.

1. Rápido almacenamiento y recuperación de documentos

Muchas tareas colaborativas requieren procesar gran cantidad de documentos. La implantación de un gestor documental mejorará exponencialmente la eficiencia en su gestión, con un impacto significativo en los resultados de la empresa.

Veamos un ejemplo. Supongamos que tu departamento de contabilidad procesa 100 facturas al día que se almacenan en un sistema de archivo físico. Además, también necesitan recuperar 10 facturas ya archivadas para consultar. Realizando de forma manual este proceso, se perderían cerca de 6 horas al día. En cambio, el gestor documental DocuWare reduce el tiempo que dedica a almacenar o recuperar un documento a unos 30 segundos por cada uno. Es decir, en el ejemplo anterior, tu organización ahorraría unas 100 horas de trabajo por mes.

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En definitiva, si consideras la retribución promedio de los empleados de tu departamento de contabilidad, está claro que existe una oportunidad para un ROI significativo, así como la posibilidad de usar todo ese tiempo sobrante en otras tareas más productivas.

2. Gestión eficiente de albaranes

El proceso manual y en papel de gestión de albaranes consume mucho tiempo. Cuando tu empresa entrega un producto a un cliente, el repartidor pide firmar el albarán de entrega. Estos albaranes serán enviados al departamento de Finanzas a diario o semanalmente. Una vez recibidos, Finanzas debe revisar estos albaranes, buscar el contrato o la orden de compra correctos para compararlos y verificarlos, crear la factura y enviarla y, finalmente, poner todos los documentos juntos en un archivo para su almacenamiento.

El gestor documental simplifica drásticamente este proceso, ahorrando mucho tiempo y dinero. Pongamos un caso práctico en el que la gestión de 20 albaranes al día supone 8 horas a la semana de trabajo manual entre entrega y firma, envío a Finanzas, verificación, envío de facturas y archivado. Si usamos nuestro gestor documental, ahorraremos unas 30 horas al mes.

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Además, combinando el gestor documental con el uso de un dispositivo móvil como una tablet, el empleado podrá escanear o capturar los albaranes de entrega y enviarlos a la oficina principal después de cada entrega. Así las facturas se enviarán más rápidamente, lo que mejorará el flujo de caja.

3. Respuesta ágil a consultas de clientes y proveedores

Alrededor del 10% de las facturas que se procesan requiere de seguimiento. Con un sistema en papel, es fácil dedicar 15 ó 20 minutos a responder a una sola consulta. Tal vez un proveedor llama para decirte que pagó la cantidad incorrecta o un cliente quiere saber por qué no se aplicó un descuento a su factura.

Cuando esto sucede en un proceso manual, el empleado debe ir a buscar la factura al archivo físico, ubicarla y revisarla. Luego, debe llamar al proveedor o al cliente para aclarar el tema y, finalmente, volver a presentar la factura.

Si este proceso se automatiza, el tiempo de recuperación de documentos se reduce a segundos y permite a los empleados resolver incidencias en uno o dos minutos sin colgar el teléfono. Esto te ahorrará unas 60 horas de trabajo al mes, lo que hará que tu organización logre rápidamente un ROI sustancial. Además, la experiencia mejorada del cliente facilita su satisfacción y retención. ¿Qué más se puede pedir?

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